Privacyverklaring

STIPT Telefoonservice, (‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’) verwerkt persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 28 mei 2018.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

  • basisinformatie zoals uw bedrijfsnaam, voor- en achternaam, titel, geslacht, uw functie;
  • contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
  • persoonsgegevens, voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, functie, titel enz.;
  • financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, Kamer van Koophandel nummer, BTW nummer;
  • technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
  • persoonsgegevens die u ons geeft van uw medewerkers, zoals functie, telefoonnummers, emailadressen, werktijden;
  • persoonsgegevens van uw bellers, zoals naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummers, emailadressen, enz., en gespreksverslag waar het gesprek over gaat (één en ander is afhankelijk van wat u van ons vraagt te doen);
  • alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf of uw medewerkers, bijvoorbeeld als u bij aansluiting de overeenkomst /vragenlijst volledig ingevuld naar ons stuurt, als u onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u en/of uw medewerkers.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Telefonische dienstverlening

Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze telefoonservice die bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en afronding van telefoongesprekken (inclusief facturatie) en het verwerken berichten (zoals terugbelverzoeken en telefoonnotities).

Marketing- en business doeleinden

Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden.

Gebruik en verbetering van onze website

Op onze website kunt u inloggen voor het geven van instructies (noodzakelijk voor correcte telefoonafhandeling) of om uw gegevens in te zien.

Sollicitaties en recruitment

Om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt via e-mail, sollicitatieformulier op wervingssites en in (telefoon)gesprekken, bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de isollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.

Nakomen wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.

4. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • Met uw toestemming;
  • Vanwege een wettelijke verplichting;
  • Vanwege een gerechtvaardigd belang.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

  • Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers;

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens STIPT, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG.

Stipt verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:

  • u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
  • Stipt wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd.
Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn dan houden wij die termijnen aan.

7. Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Bij bezoek aan ons kantoor dient u zich te melden bij de balie. Waarna wij de deur voor u kunnen openen. Deze is van buitenaf niet te openen. Buiten kantoortijden is ons bedrijf beveiligd met een alarminstallatie en hierbij maken wij gebruik van alarmopvolging door een extern beveiligingsbedrijf. Bij de entree en rondom ons gebouw worden camerabeelden gemaakt voor de beveiliging van ons pand. Deze beelden worden opgeslagen en overschreven als de schijf vol is.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via info@stipt.nl.

8. Welke rechten heeft u?

U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden of het belang een juridische procedure te kunnen voeren. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

9. Contact met ons opnemen

Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: info@stipt.nl.

Omdat wij deze verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen. Als we onze privacyverklaring ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.